Bankenkoppeling, dagafschriften en bewaarplicht

Uw administratieve bescheiden moet u 7 jaar bewaren. Als u deze bescheiden digitaliseert dan stelt de Belastingdienst wat eisen aan deze opslag. De belangrijkste voorwaarden zijn:

 

1. De digitaal opgeslagen documenten dienen de hele termijn van 7 jaar beschikbaar te zijn;
2. De geconverteerde gegevens moeten binnen redelijke tijd gereproduceerd en leesbaar gemaakt kunnen worden.

Bij de bankenkoppeling, maar ook bij de MT940 import, bestaat het brondocument uit het te importeren bestand. Maar in bijna alle gevallen wordt dit bestand na import vernietigd. Ik denk daarom dat in deze gevallen niet voldaan wordt aan de door wettelijke archiveringsverplichting. Immers, het digitaal opgeslagen document, het brondocument of anders gezegd het importbestand wordt vernietigd. Dit document dient echter 7 jaar beschikbaar te zijn. Uiteraard kan de inhoud van dit bestand ook niet meer gereproduceerd en leesbaar worden gemaakt.

De standaard online boekhoudsoftware levert dus een verwerkingssysteem van door de banken aangeleverde bestanden, maar maak je daar gebruik van dan doe je de wettelijke bewaarplicht geweld aan. Dit maakt aanvullende maatregelen nodig.

Bij DigitaleSchoenendoos hebben we dit opgelost door de bankenkoppeling tot stand te brengen via scan,mail & herken software, die de importbestanden wel op slaat. Dit Newviews systeem voorziet er bovendien in dat van deze importbestanden leesbaar gereproduceerd worden in de vorm van bankafschriften. Bij de banken waar automatische koppeling niet mogelijk is, rest ons geen andere mogelijkheid dan de geïmporteerde MT940 bestanden lokaal op te slaan. Helaas is het niet mogelijk van deze bestanden een leesbare reproductie te maken. Een simpele notebook weergave van het MT940 bestand  volstaat volgens mij niet, omdat deze abacadabra van codes niet de kwalificatie “leesbaar” verdient.

Bij controles is het voor de Belastingdienst van belang om de authenticiteit van de brondocumenten te kunnen vast stellen. Hoewel dit niet eenduidig wordt gesteld in de documentatie geldt dit uiteraard ook voor brondocumenten afkomstig van de banken. Deze authenticiteitsbepaling is in alle situaties onmogelijk bij de brondocumenten zoals deze worden afgeleverd.

Bankenkoppeling is mooi. Het versnelt en vergemakkelijkt het verwerkingproces van bankmutaties in de (online) administratie. Helaas hebben de ontwikkelaars veelal te weinig oog gehad voor de wettelijke (archiverings-)verplichtingen waaraan ondernemers, accountants- en administratie kantoren moeten voldoen.

Jaap Budding

© Digitale Schoenendoos