De wereld van accountants- en administratiekantoren is de laatste jaren sterk in beweging, zeker wat betreft de administratie en begeleiding van mkb ondernemers en zzp’-ers. Het is nog niet zo lang geleden, dat de accountant zijn diensten verrekende op basis van uurtje - factuurtje en met gelikte, uitgebreide mooie jaarverslagen zijn toch wel behoorlijke declaraties rechtvaardigde. Veel van deze rapporten verdwenen nog in de envelop in de bureaulade zonder verder inhoudelijk wat te doen met de cijfers. Dat was ook logisch. Het rapport werd achteraf, vaak maanden na afloop van het boekjaar, gepresenteerd op een tijdstip dat het cijfermateriaal al lang was achterhaald.
Met de komst van online boekhouden en, in ons geval aangevuld met scan en mail boekhouden, werd de focus van achteraf rapporteren verlegd naar een informatieve en actuele administratie, waarmee je als ondernemer kunt sturen. Wég met de onnodige franje, de fraaie ingebonden boekwerkjes, het gaat nú om de inhoud.
Tegelijk bleef er de wettelijke plicht voor ondernemers om boek te houden, om belastingaangiften (tijdig) in te dienen en om fiscaal optimaal te profiteren van de mogelijkheden. De ondernemer wil graag efficiënt zijn geldstromen, zowel inkomend als uitgaand, sturen. Hoe klein de onderneming ook is: bedrijfseconomische beslissingen moeten worden genomen. Is mijn onderneming (nog) levensvatbaar? Kan en wil ik een investering doen op dit moment? Hoe financier ik die investering? Moet ik personeel gaan aannemen? Welke verzekeringen moet ik nemen? Stuk voor stuk voorbeelden van vragen waarmee een kleine ondernemer wordt geconfronteerd en waarop hij doeltreffend moet reageren. De ene ondernemer is goed in staat deze beslissingen zelfstandig te nemen, de ander zal graag zijn mening toetsen alvorens te beslissen. Hier komt de adviserende rol van administratie- of accountantskantoor om de hoek kijken.
De administratieve verwerking werd steeds efficiënter door verder gaande ontwikkelingen in de automatisering. Ondernemend Nederland wilde ook sterk gaan besparen op de accountants- en administratiekosten. Maar ook hebben de meeste (kleinere) ondernemers geen tijd om zelf die administratie te voeren. In hun ogen gaat er kostbare tijd mee verloren, die beter gebruikt kan worden voor het genereren van omzet. Al deze ontwikkelingen noopten de accountants- en administratiekantoren hun werkwijze en manier van werken drastisch te wijzigen.
De administraties moesten zo worden ingericht dat de ondernemer met administratie voeren nauwelijks tijd kwijt was, dat met korte verwerkingstijden de actualiteit gewaarborgd kan worden en dat de administratie 24/7 door de ondernemer geraadpleegd kan worden. Ook moest de administratie (blijven) voldoen aan de meer traditionele eisen, zoals de eis om allerlei (fiscale) aangiften te doen of de eis om externen te kunnen informeren (banken etc).
Ons concept Digitale Schoenendoos is het antwoord op de hiervoor omschreven ontwikkelingen. De basis is de scan&mail boekhouding. De ondernemer scant daarin zijn facturen etc., stuurt die in voor verwerking en zorgt zelf voor de ontvangst of betaling van het factuurbedrag. De rest wordt verwerkt in back office in een online administratie. De ondernemer heeft 24/7 toegang tot zijn administratie en kan daar de informatie uit halen die hij nodig heeft voor zijn bedrijfsvoering. Op deze basis -werkwijze zijn allerlei varianten mogelijk al naar gelang de wensen van de ondernemer. Zo kan de functionaliteit bijvoorbeeld worden uitgebreid met een facturatie module.
Andere werkzaamheden zoals het indienen van de aangiften omzetbelasting, de jaarcontrole op de administratie, het indienen van aangifte vennootschaps- en/of inkomstenbelasting etc zijn ook standaard werkzaamheden.
De standaard werkzaamheden worden verrekend op basis van een vast bedrag per maand, een soort abonnement dus. Voor u als ondernemer is het van belang goed te bekijken welke werkzaamheden in het standaard abonnement zijn begrepen. Voor je het weet, zit je appels met peren te vergelijken.
De behoefte aan advisering door het accountants- en administratie kantoor verschilt per ondernemer. In de nieuwe werkwijze ligt het initiatief voor het aanvragen van advisering daarom sterk bij de ondernemer zelf. Zo kan hij ook vooraf af wegen of het aan te vragen advies de extra kosten rechtvaardigt. Verwacht je van je accountant of administratiekantoor een pro - actieve houding qua advisering? Spreek dan goed af wat je verwacht en welk prijskaartje daar aan hangt. Veel kantoren rekenen dit extra werk af op uurtje - factuurtje basis.
Deze efficiënte werkwijze heeft geleid tot een hoge digitalisering van ons kantoor, vandaar ook de naam Digitale Schoenendoos. Scan uw facturen, bonnen, etc in en stuur ze op en de rest wordt allemaal op de achtergrond verwerkt. Natuurlijk leidt dit er toe dat het persoonlijk contact met accountant en administratiekantoor tot een minimum wordt beperkt. In onze ogen is dat een bijkomstigheid. Immers, via de moderne media zijn veel contacten mogelijk. Niettemin zijn er veel ondernemers die een frequent persoonlijk contact als prettig ervaren en beter werkbaar vinden. Denkt u er zo over? Dat kan, maar bedenk dat aan alles een prijskaartje hangt, ook aan deze extra service. Spreek, om financiële verrassingen te voorkomen, in ieder geval wel af met uw accountant of administratie kantoor dat dit soort persoonlijke contacten er uitsluitend op uw initiatief zullen komen. Met een digitale boekhouding en archivering wordt de enorme papierstroom ook verminderd. In die zin is er een verduurzaming van de administratie, Minder papier, minder houtkap!
Natuurlijk zijn niet alleen de tarieven van belang. Vergelijk bij de keuze van een accountant of administratiekantoor ook of er voldoende kennis en ervaring in huis is om uw belangen te kunnen behartigen. Is er voldoende kennis en ervaring in huis over het voeren van administraties? Is gewaarborgd dat uw fiscale zaken genoeg aandacht krijgen? Worden alle mogelijkheden van cloud - computing optimaal benut in uw voordeel?
O, ja een zeer belangrijk aspect moet u niet vergeten. Wat nu als de liefde met accountant of administratiekantoor af neemt en het tot een breuk komt. Hebt u dan nog wel toegang tot uw administratie? U moet immers uw administratie 7 jaar lang bewaren. Afscheid van elkaar nemen is nooit leuk, maar zorg er wel voor dat alles voor u toegankelijk blijft, óók als u overstapt naar een ander kantoor. Check of het accountants- en/of administratiekantoor daar ook over nagedacht heeft!!.
De keuze voor een accountant of administratiekantoor is een belangrijke keuze. Meestal is het een keuze voor veel opeenvolgende jaren, want van accountant wissel je niet zo gauw. Hiervoor heb ik een aantal keuze criteria naast elkaar gezet zonder de pretentie te hebben compleet te zijn. Ook zijn hierin een aantal oplossingen verwerkt, zoals we die bij Digitale Schoenendoos dagelijks toepassen. Ik hoop hiermee een paar handvatten te hebben geboden om tot een juiste keuze te komen. Veel succes daarbij !
