De keuze van accountant of administratiekantoor

De wereld van accountants- en administratiekantoren is de laatste jaren sterk in beweging, zeker wat betreft de administratie en begeleiding van mkb ondernemers en zzp’-ers.  Het is nog niet zo lang geleden, dat de accountant zijn diensten verrekende op basis van uurtje - factuurtje en met gelikte, uitgebreide mooie jaarverslagen zijn toch wel behoorlijke declaraties rechtvaardigde. Veel van deze rapporten verdwenen nog in de envelop in de bureaulade zonder verder inhoudelijk wat te doen met de cijfers. Dat was ook logisch. Het rapport werd achteraf, vaak maanden na afloop van het boekjaar, gepresenteerd op een tijdstip dat het cijfermateriaal al lang was achterhaald.

Met de komst van online boekhouden en, in ons geval aangevuld met scan en mail boekhouden, werd de focus van achteraf rapporteren verlegd naar een informatieve en actuele administratie, waarmee je als ondernemer kunt sturen. Wég met de onnodige franje, de fraaie ingebonden boekwerkjes, het gaat nú om de inhoud.

Tegelijk bleef er de wettelijke plicht voor ondernemers om boek te houden, om belastingaangiften (tijdig) in te dienen en om fiscaal optimaal te profiteren van de mogelijkheden.  De ondernemer wil graag efficiënt zijn geldstromen, zowel inkomend als uitgaand, sturen. Hoe klein de onderneming ook is: bedrijfseconomische beslissingen moeten worden genomen. Is mijn onderneming (nog) levensvatbaar? Kan en wil ik een investering doen op dit moment? Hoe financier ik die investering? Moet ik personeel gaan aannemen? Welke verzekeringen moet ik nemen? Stuk voor stuk voorbeelden van vragen waarmee een kleine ondernemer wordt geconfronteerd en waarop hij doeltreffend moet reageren. De ene ondernemer is goed in staat deze beslissingen zelfstandig te nemen, de ander zal graag zijn mening toetsen alvorens te beslissen. Hier komt de adviserende rol van administratie- of accountantskantoor om de hoek kijken.

De administratieve verwerking werd steeds efficiënter door verder gaande ontwikkelingen in de automatisering. Ondernemend Nederland wilde ook sterk gaan besparen op de accountants- en administratiekosten. Maar ook hebben de meeste (kleinere) ondernemers geen tijd om zelf die administratie te voeren. In hun ogen gaat er kostbare tijd mee verloren, die beter gebruikt kan worden voor het genereren van omzet.  Al deze ontwikkelingen noopten de accountants- en administratiekantoren hun werkwijze en manier van werken drastisch te wijzigen.

De administraties moesten zo worden ingericht dat de ondernemer met administratie voeren nauwelijks tijd kwijt was, dat met korte verwerkingstijden de actualiteit gewaarborgd kan worden en dat de administratie 24/7 door de ondernemer geraadpleegd kan worden. Ook moest de administratie (blijven) voldoen aan de meer traditionele eisen, zoals de eis om allerlei (fiscale) aangiften te doen of de eis om externen te kunnen informeren (banken etc).

Ons concept Digitale Schoenendoos is het antwoord op de hiervoor omschreven ontwikkelingen. De basis is de scan&mail boekhouding. De ondernemer scant daarin zijn facturen etc., stuurt die in voor verwerking en zorgt zelf voor de ontvangst of betaling van het factuurbedrag. De rest wordt verwerkt in back office in een online administratie. De ondernemer heeft 24/7 toegang tot zijn administratie en kan daar de informatie uit halen die hij nodig heeft voor zijn bedrijfsvoering. Op deze basis -werkwijze zijn allerlei varianten mogelijk al naar gelang de wensen van de ondernemer. Zo kan de functionaliteit bijvoorbeeld worden uitgebreid met een facturatie module.

Andere werkzaamheden zoals het indienen van de aangiften omzetbelasting, de jaarcontrole op de administratie, het indienen van aangifte vennootschaps- en/of inkomstenbelasting etc zijn ook standaard werkzaamheden.

De standaard werkzaamheden worden verrekend op basis van een vast bedrag per maand, een soort abonnement dus. Voor u als ondernemer is het van belang goed te bekijken welke werkzaamheden in het standaard abonnement zijn begrepen. Voor je het weet, zit je appels met peren te vergelijken.

De behoefte aan advisering door het accountants- en administratie kantoor verschilt per ondernemer. In de nieuwe werkwijze ligt het initiatief voor het aanvragen van advisering daarom sterk bij de ondernemer zelf. Zo kan hij ook vooraf af wegen of het aan te vragen advies de extra kosten rechtvaardigt. Verwacht je van je accountant of administratiekantoor een pro - actieve houding qua advisering? Spreek dan goed af wat je verwacht en welk prijskaartje daar aan hangt. Veel kantoren rekenen dit extra werk af op uurtje - factuurtje basis.

Deze efficiënte werkwijze heeft geleid tot een hoge digitalisering van ons kantoor, vandaar ook de naam Digitale Schoenendoos. Scan uw facturen, bonnen, etc in en stuur ze op en de rest wordt allemaal op de achtergrond verwerkt. Natuurlijk leidt dit er toe dat het persoonlijk contact met accountant en administratiekantoor tot een minimum wordt beperkt. In onze ogen is dat een bijkomstigheid. Immers, via de moderne media zijn veel contacten mogelijk. Niettemin zijn er veel ondernemers die een frequent persoonlijk contact als prettig ervaren en beter werkbaar vinden. Denkt u er zo over? Dat kan, maar bedenk dat aan alles een prijskaartje hangt, ook aan deze extra service. Spreek, om financiële verrassingen te voorkomen,  in ieder geval wel af met uw accountant of administratie kantoor dat dit soort persoonlijke contacten er uitsluitend op uw initiatief   zullen komen.  Met een digitale boekhouding en archivering wordt de enorme papierstroom ook verminderd. In die zin is er een verduurzaming van de administratie, Minder papier, minder houtkap!

Natuurlijk zijn niet alleen de tarieven van belang. Vergelijk bij de keuze van een accountant of administratiekantoor ook of er voldoende kennis en ervaring in huis is om uw belangen te kunnen behartigen. Is er voldoende kennis en ervaring  in huis over het voeren van administraties? Is gewaarborgd dat uw fiscale zaken genoeg aandacht krijgen? Worden alle mogelijkheden van cloud - computing optimaal benut in uw voordeel?

O, ja een zeer belangrijk aspect moet u niet vergeten. Wat nu als de liefde met accountant of administratiekantoor af neemt en het tot een breuk komt. Hebt u dan nog wel toegang tot uw administratie? U moet immers uw administratie 7 jaar lang bewaren. Afscheid  van elkaar nemen is nooit leuk, maar zorg er wel voor dat alles voor u toegankelijk blijft, óók als u overstapt naar een ander kantoor. Check of het accountants- en/of administratiekantoor daar ook over nagedacht heeft!!. 

De keuze voor een accountant of administratiekantoor is een belangrijke keuze. Meestal is het een keuze voor veel opeenvolgende jaren, want van accountant wissel je niet zo gauw. Hiervoor heb ik een aantal keuze criteria naast elkaar gezet zonder de pretentie te hebben compleet te zijn. Ook zijn hierin een aantal oplossingen verwerkt, zoals we die bij Digitale Schoenendoos dagelijks toepassen. Ik hoop hiermee een paar handvatten te hebben geboden om tot een juiste keuze te komen. Veel succes daarbij ! 

Bankenkoppeling, dagafschriften en bewaarplicht

Uw administratieve bescheiden moet u 7 jaar bewaren. Als u deze bescheiden digitaliseert dan stelt de Belastingdienst wat eisen aan deze opslag. De belangrijkste voorwaarden zijn:

 

1. De digitaal opgeslagen documenten dienen de hele termijn van 7 jaar beschikbaar te zijn;
2. De geconverteerde gegevens moeten binnen redelijke tijd gereproduceerd en leesbaar gemaakt kunnen worden.

Bij de bankenkoppeling, maar ook bij de MT940 import, bestaat het brondocument uit het te importeren bestand. Maar in bijna alle gevallen wordt dit bestand na import vernietigd. Ik denk daarom dat in deze gevallen niet voldaan wordt aan de door wettelijke archiveringsverplichting. Immers, het digitaal opgeslagen document, het brondocument of anders gezegd het importbestand wordt vernietigd. Dit document dient echter 7 jaar beschikbaar te zijn. Uiteraard kan de inhoud van dit bestand ook niet meer gereproduceerd en leesbaar worden gemaakt.

De standaard online boekhoudsoftware levert dus een verwerkingssysteem van door de banken aangeleverde bestanden, maar maak je daar gebruik van dan doe je de wettelijke bewaarplicht geweld aan. Dit maakt aanvullende maatregelen nodig.

Bij DigitaleSchoenendoos hebben we dit opgelost door de bankenkoppeling tot stand te brengen via scan,mail & herken software, die de importbestanden wel op slaat. Dit Newviews systeem voorziet er bovendien in dat van deze importbestanden leesbaar gereproduceerd worden in de vorm van bankafschriften. Bij de banken waar automatische koppeling niet mogelijk is, rest ons geen andere mogelijkheid dan de geïmporteerde MT940 bestanden lokaal op te slaan. Helaas is het niet mogelijk van deze bestanden een leesbare reproductie te maken. Een simpele notebook weergave van het MT940 bestand  volstaat volgens mij niet, omdat deze abacadabra van codes niet de kwalificatie “leesbaar” verdient.

Bij controles is het voor de Belastingdienst van belang om de authenticiteit van de brondocumenten te kunnen vast stellen. Hoewel dit niet eenduidig wordt gesteld in de documentatie geldt dit uiteraard ook voor brondocumenten afkomstig van de banken. Deze authenticiteitsbepaling is in alle situaties onmogelijk bij de brondocumenten zoals deze worden afgeleverd.

Bankenkoppeling is mooi. Het versnelt en vergemakkelijkt het verwerkingproces van bankmutaties in de (online) administratie. Helaas hebben de ontwikkelaars veelal te weinig oog gehad voor de wettelijke (archiverings-)verplichtingen waaraan ondernemers, accountants- en administratie kantoren moeten voldoen.

Jaap Budding

© Digitale Schoenendoos

    

Scan en Mail administratie, ideaal voor zzp 'ers

Een nieuw opkomend fenomeen is de scan & Mail administratie. Het principe is eenvoudig. Scan je facturen in en mail ze naar je administratiekantoor of naar de leverancier (Yuki bijvoorbeeld) en de boekhouding wordt verder voor je verwerkt. Tenminste, als in het boekhoudsysteem de dagafschriften van de bank ook worden verwerkt, er mogelijkheden zijn voor repeterende journaalposten, er koppelingen zijn met de loonadministratie om de journaalposten te verwerken en natuurlijk de vaste activa worden bijgehouden met maandelijkse boekingen van de afschrijvingen, is het mogelijk een administratie op eenvoudige wijze bij te houden en te zorgen voor een administratie die actueel is. Alleen met een actuele administratie kan een ondernemer sturen.

Fiscale verplichtingen blijven door gaan
De administratie op zich is natuurlijk een gegeven, maar hoe zit het met de fiscale aangiften? Kan de aangifte omzetbelasting maandelijks of per kwartaal rechtstreeks uit de administratie worden gegenereerd en verzonden? Bij veel online boekhoudsystemen is dat al de normaalste zaak van de wereld. Des te vreemder is het dat veel ondernemers van deze faciliteit geen gebruik maken.
Daarnaast moeten de cijfers natuurlijk ook nog verwerkt worden in de aangiften inkomsten- en of vennootschapsbelasting. Het is daarom belangrijk dat bij een keuze van een boekhoudsysteem wel rekening wordt gehouden met deze aspecten.

Jaarwerk ook belangrijk
Tenslotte is er ook nog het jaarwerk; het opstellen van de jaarlijkse balans en winst- en verliesrekening. Dit is tot nu toe het domein van accountant en administratiekantoor. Jaarlijks wordt er ook nog een een jaarverslag opgesteld en besproken (als het goed is). Helaas leert de ervaring ons dat ondernemend nederland met deze boekwerkjes niet veel kan beginnen. Op het momenet van verschijnen zijn de cijfers al weer achterhaald door de werkelijkheid.
Banken verlangen dikwijls nog wel een jaarrapport en natuurlijk verlangt de Kamer van Koophandel nog een publicatiebalans van iedere BV.
Op dit gebied zijn ook belangrijke vorderingen gemaakt op het gebied van automatisering van processen. Via de standaard XBRL worden geleidelijk Standard Business Reports gemaakt (SBR). Via SBR zal over enige tijd alle rapportage aan banken en de KvK electronisch worden verzonden en automatisch gegenereerd uit het boekhoudsysteem. Hiermee zal in de toekomst voor ondernemend Nederland een belangrijke kostenbesparing kunnen worden bereikt.

Versnipperd
Het is jammer dat alle hiervoor genoemd aspecten zo versnipperd worden aangeboden. De leveranciers van scan & mail, bieden vaak weer niet het jaarwerk aan. Of er moet toch weer een loonadministratie elders worden gevoerd. Ook bij scan&mail is het aan te bevelen dat er even door een boekhouder naar de boekingen wordt gekeken. Administratiekantoren bieden deze service vaak wel, maar leveranciers van online administratie weer niet. Ook al doe je de boekhouding helemaal zelf, dan nog is het noodzakelijk dat er nog een jaarcontrole wordt uitgevoerd.

De oplossing van Digitale Schoenendoos
Deze versnippering was voor ons van BFA Belasting- en Administratie Consulenten aanleiding om te bedenken of er een oplossing denkbaar was, die dit versnipperingsprobleem op kan lossen. Het resultaat van dit denken is terug te vinden in een nieuw product Digitale Schoenendoos (http://www.digitaleschoenendoos.nl/) .

Als basisproduct is er de scan&mail administratie. Alle gemakken van Scan & Mail zijn zo bereikbaar voor de kleinere ondernemer en zzp 'er.

Na binnenkomst van de facturen wordt een boekingsvoorstel gemaakt door de Digitale Schoenendoos, waarna de boeking wordt goedgekeurd door een ervaren administrateur. De boekingen van uw bank kunt u als een bestand aanreiken, welk bestand dan ook weer wordt verwerkt in de administratie. Dit bankbestand (MT940) kan gedownload worden bij de bank. Bij Rabobank en ABN Amro kunnen machtigingen worden gegeven. Dan haalt de Digitale Schoenendoos automatisch dagelijks uw bankmutaties op. De ondernemer hoeft er zelf dan helemaal niets meer aan te doen.

Digitale Schoenendoos is gebaseerd op Twinfield Online boekhouden. Via dit boekhoudsysteem worden vaste activa en afschrijvingen automatisch maandelijks bij gewerkt. Bij Digitale Schoenendoos is de administratie dus altijd actueel.
Twinfield biedt ook veel aandacht aan de ontwikkelingen van XBRL /SBR. Digitale Schoenendoos heeft inmiddels het Twinfield XBRL- ready certificaat uitgereikt gekregen. Digitale Schoenendoos staat dus in de startblokken om zo snel mogelijk de (financiele) voordelen van XBRL/SBR te bereiken.
Het is vanzelfsprekend dat de aangiften omzetbelasting maandelijks worden gegenereerd en verzonden uit de online administratie.
Wil men ook rechtstreeks vanuit de administratie factureren dan is dat natuurlijk mogelijk. Ook het verzenden van electronische facturen is daarbij mogelijk.

Digitale Schoenendoos heeft ook online loon- en salarisadministratie in haar pakket zitten. Uiteraard worden de loonjournalen volautomatisch maandelijks verwerkt in de financiele administratie.

Tenslotte staat naast Digitale Schoenendoos nog BFA Belasting- en Administratie Consulenten. Hiermee is de ad hoc financiele en fiscale advisering van de klanten van Digitale Schoenendoos gewaarborgd.

Vaste prijs voor een compleet pakket
De prijsstructuur van Digitale Schoenendoos is transparant en aantrekkelijk. Voor een vast bedrag per maand wordt een compleet pakket aan diensten aangeboden. Niet alleen boekhouding, maar ook facturatie, btw- aangiften, vennootschapsbelasting aangifte, aangifte inkomstenbelasting, jaarverslag en publicatie-jaarrekening zijn begrepen in één vast bedrag per maand. Het voeren van een loon- of salarisadministratie leidt wel tot meerkosten. Veel duidelijker kan het niet, denken wij.

Meer informatie over Digitale Schoenendoos is te vinden op http://www.digitaleschoenendoos.nl/

Administratie inrichten is meer dan keuze van een boekhoudpakket

Het valt mij steeds vaker op, dat de inrichting van de bedrijfsadministratie zowel door starters als door gevestigde (mkb-) ondernemers wordt beperkt tot de keuze van een boekhoudpakket. Even een paar zoekopdrachten in Google ingetoetst en je wordt om de oren geslagen met aanbieders van boekhoudpakketten: van Excel tot grote boekhoudpakketten, zowel online als offline, kosteloos of  betaald, noem maar op. Bijna allemaal hebben ze gemeen, dat er alleen over de ongetwijfeld prima eigenschappen van het boekhoudpakket wordt gerept. Maar is de administratie van je onderneming ook goed geregeld met een goed boekhoudpakket? Mijn antwoord is duidelijk: nee, daar komt meer bij kijken.

Bedrijfsadministratie is meer dan een boekhouding

De bedrijfsadministratie begint met de factuur die of met het bankafschrift dat aan u als ondernemer wordt gezonden. Deze documenten moeten worden geregistreerd in een boekhouding. Daarna komt echter het afrondende deel van het administratie proces. Omdat maar weinig ondernemers kaas hebben gegeten van balansen, verlies- en winstrekeningen, fiscale aspecten van de boekingen en het zelf doen van aangiften is het aan te bevelen nog iemand naar uw administratie te laten kijken, een administratiekantoor of accountant. Uiteindelijk moet dit alles minimaal uitmonden in fiscale jaarstukken (balans en winst- en verliesrekening)behorende tot een aangifte inkomsten- en of vennootschapsbelasting en natuurlijk moeten deze aangiften zelf nog worden opgesteld en ingediend. De bedrijfsadministratie is dus een proces van factuur tot belastingaangifte en omvat daarom méér dan boekhouding alleen. En een (startende) ondernemer zal dus aan dit complete proces aandacht moeten besteden. Om zijn kosten goed te begroten, moet hij de kosten van het gehele proces proberen te bepalen en niet alleen de kosten van een boekhoudpakket.

Te beoordelen aspecten bij de keuze van een boekhoudpakket.

Er zijn vele vormen van boekhouden. De eenvoudigste vorm is het zélf in vullen van een zelf bij te houden Excel spreadsheet Verder zijn er veel boekhoudpakketten die op uw eigen computer worden gevoerd. Deze pakketten moeten worden onderhouden door middel van periodieke updates en tevens dient zelf voor de beveiliging te worden gezorgd (periodieke back-ups noodzakelijk) Tenslotte zijn er de online pakketten, waarbij de updates tot het verleden behoren, omdat de updates door de leverancier worden verricht, zodat u altijd gebruik maakt van de laatste versie. Bij de betere online pakketten is de beveiliging ook goed geregeld, zodat u daar ook geen omkijken naar hebt.

De kosten van het pakket zijn uiteraard een belangrijk gegeven voor een juiste keuze. U dient echter ook de interactie met de prijs van het opvolgende deel van het proces mee te laten wegen. Probeer dus ook te bepalen wat er gebeurt met de kosten van het administratie- of accountantskantoor voor het verwerken van de balans en de fiscale aangiften bij keuze van boekhoudpakket A of pakket B. Oók is van belang de wijze van verwerking van uw boekhouding. Besteedt u alles uit aan het administratie- of accountantskantoor of doet u de administratie geheel in eigen beheer. In het eerste geval zullen de controle- en fiscale aangiftekosten lager kunnen zijn, omdat de boekingen feitelijk al zijn gecontroleerd door het kantoor tijdens de boeking. Op ons kantoor komt het regelmatig voor dat een offerte voor een ondernemer die de administratie geheel uitbesteedt op een lager bedrag uit komt dan de offerte voor de ondernemer die zelf gaat zitten inboeken. De oorzaak is simpel: de controle-uren zijn duurder dan de administratie-uren.

Samenvatting

Het is verstandig bij de keuze van boekhoudpakket uit te gaan van de totaalkosten van uw administratieproces van factuur tot belastingaangifte. Verder maakt het te kiezen boekhoudpakket deel uit van het administratieproces, zodat het zaak is bij de keuze van het pakket ook rekening te houden met de organisatie van de werkzaamheden vóór boeking en met de (externe)werkzaamheden na de boekingen, zoals de kosten van accountant en/of administratiekantoor. Bij goed aansluitende output van de boekhouding zullen kosten bespaard kunnen worden.