Scan en Mail administratie, ideaal voor zzp 'ers

Een nieuw opkomend fenomeen is de scan & Mail administratie. Het principe is eenvoudig. Scan je facturen in en mail ze naar je administratiekantoor of naar de leverancier (Yuki bijvoorbeeld) en de boekhouding wordt verder voor je verwerkt. Tenminste, als in het boekhoudsysteem de dagafschriften van de bank ook worden verwerkt, er mogelijkheden zijn voor repeterende journaalposten, er koppelingen zijn met de loonadministratie om de journaalposten te verwerken en natuurlijk de vaste activa worden bijgehouden met maandelijkse boekingen van de afschrijvingen, is het mogelijk een administratie op eenvoudige wijze bij te houden en te zorgen voor een administratie die actueel is. Alleen met een actuele administratie kan een ondernemer sturen.

Fiscale verplichtingen blijven door gaan
De administratie op zich is natuurlijk een gegeven, maar hoe zit het met de fiscale aangiften? Kan de aangifte omzetbelasting maandelijks of per kwartaal rechtstreeks uit de administratie worden gegenereerd en verzonden? Bij veel online boekhoudsystemen is dat al de normaalste zaak van de wereld. Des te vreemder is het dat veel ondernemers van deze faciliteit geen gebruik maken.
Daarnaast moeten de cijfers natuurlijk ook nog verwerkt worden in de aangiften inkomsten- en of vennootschapsbelasting. Het is daarom belangrijk dat bij een keuze van een boekhoudsysteem wel rekening wordt gehouden met deze aspecten.

Jaarwerk ook belangrijk
Tenslotte is er ook nog het jaarwerk; het opstellen van de jaarlijkse balans en winst- en verliesrekening. Dit is tot nu toe het domein van accountant en administratiekantoor. Jaarlijks wordt er ook nog een een jaarverslag opgesteld en besproken (als het goed is). Helaas leert de ervaring ons dat ondernemend nederland met deze boekwerkjes niet veel kan beginnen. Op het momenet van verschijnen zijn de cijfers al weer achterhaald door de werkelijkheid.
Banken verlangen dikwijls nog wel een jaarrapport en natuurlijk verlangt de Kamer van Koophandel nog een publicatiebalans van iedere BV.
Op dit gebied zijn ook belangrijke vorderingen gemaakt op het gebied van automatisering van processen. Via de standaard XBRL worden geleidelijk Standard Business Reports gemaakt (SBR). Via SBR zal over enige tijd alle rapportage aan banken en de KvK electronisch worden verzonden en automatisch gegenereerd uit het boekhoudsysteem. Hiermee zal in de toekomst voor ondernemend Nederland een belangrijke kostenbesparing kunnen worden bereikt.

Versnipperd
Het is jammer dat alle hiervoor genoemd aspecten zo versnipperd worden aangeboden. De leveranciers van scan & mail, bieden vaak weer niet het jaarwerk aan. Of er moet toch weer een loonadministratie elders worden gevoerd. Ook bij scan&mail is het aan te bevelen dat er even door een boekhouder naar de boekingen wordt gekeken. Administratiekantoren bieden deze service vaak wel, maar leveranciers van online administratie weer niet. Ook al doe je de boekhouding helemaal zelf, dan nog is het noodzakelijk dat er nog een jaarcontrole wordt uitgevoerd.

De oplossing van Digitale Schoenendoos
Deze versnippering was voor ons van BFA Belasting- en Administratie Consulenten aanleiding om te bedenken of er een oplossing denkbaar was, die dit versnipperingsprobleem op kan lossen. Het resultaat van dit denken is terug te vinden in een nieuw product Digitale Schoenendoos (http://www.digitaleschoenendoos.nl/) .

Als basisproduct is er de scan&mail administratie. Alle gemakken van Scan & Mail zijn zo bereikbaar voor de kleinere ondernemer en zzp 'er.

Na binnenkomst van de facturen wordt een boekingsvoorstel gemaakt door de Digitale Schoenendoos, waarna de boeking wordt goedgekeurd door een ervaren administrateur. De boekingen van uw bank kunt u als een bestand aanreiken, welk bestand dan ook weer wordt verwerkt in de administratie. Dit bankbestand (MT940) kan gedownload worden bij de bank. Bij Rabobank en ABN Amro kunnen machtigingen worden gegeven. Dan haalt de Digitale Schoenendoos automatisch dagelijks uw bankmutaties op. De ondernemer hoeft er zelf dan helemaal niets meer aan te doen.

Digitale Schoenendoos is gebaseerd op Twinfield Online boekhouden. Via dit boekhoudsysteem worden vaste activa en afschrijvingen automatisch maandelijks bij gewerkt. Bij Digitale Schoenendoos is de administratie dus altijd actueel.
Twinfield biedt ook veel aandacht aan de ontwikkelingen van XBRL /SBR. Digitale Schoenendoos heeft inmiddels het Twinfield XBRL- ready certificaat uitgereikt gekregen. Digitale Schoenendoos staat dus in de startblokken om zo snel mogelijk de (financiele) voordelen van XBRL/SBR te bereiken.
Het is vanzelfsprekend dat de aangiften omzetbelasting maandelijks worden gegenereerd en verzonden uit de online administratie.
Wil men ook rechtstreeks vanuit de administratie factureren dan is dat natuurlijk mogelijk. Ook het verzenden van electronische facturen is daarbij mogelijk.

Digitale Schoenendoos heeft ook online loon- en salarisadministratie in haar pakket zitten. Uiteraard worden de loonjournalen volautomatisch maandelijks verwerkt in de financiele administratie.

Tenslotte staat naast Digitale Schoenendoos nog BFA Belasting- en Administratie Consulenten. Hiermee is de ad hoc financiele en fiscale advisering van de klanten van Digitale Schoenendoos gewaarborgd.

Vaste prijs voor een compleet pakket
De prijsstructuur van Digitale Schoenendoos is transparant en aantrekkelijk. Voor een vast bedrag per maand wordt een compleet pakket aan diensten aangeboden. Niet alleen boekhouding, maar ook facturatie, btw- aangiften, vennootschapsbelasting aangifte, aangifte inkomstenbelasting, jaarverslag en publicatie-jaarrekening zijn begrepen in één vast bedrag per maand. Het voeren van een loon- of salarisadministratie leidt wel tot meerkosten. Veel duidelijker kan het niet, denken wij.

Meer informatie over Digitale Schoenendoos is te vinden op http://www.digitaleschoenendoos.nl/