Het valt mij steeds vaker op, dat de inrichting van de
bedrijfsadministratie zowel door starters als door gevestigde (mkb-)
ondernemers wordt beperkt tot de keuze van een boekhoudpakket. Even een paar
zoekopdrachten in Google ingetoetst en je wordt om de oren geslagen met
aanbieders van boekhoudpakketten: van Excel tot grote boekhoudpakketten, zowel
online als offline, kosteloos of
betaald, noem maar op. Bijna allemaal hebben ze gemeen, dat er alleen
over de ongetwijfeld prima eigenschappen van het boekhoudpakket wordt gerept.
Maar is de administratie van je onderneming ook goed geregeld met een goed
boekhoudpakket? Mijn antwoord is duidelijk: nee, daar komt meer bij kijken.
Bedrijfsadministratie is meer dan een boekhouding
De bedrijfsadministratie begint met de factuur die of met
het bankafschrift dat aan u als ondernemer wordt gezonden. Deze documenten
moeten worden geregistreerd in een boekhouding. Daarna komt echter het
afrondende deel van het administratie proces. Omdat maar weinig ondernemers
kaas hebben gegeten van balansen, verlies- en winstrekeningen, fiscale aspecten
van de boekingen en het zelf doen van aangiften is het aan te bevelen nog
iemand naar uw administratie te laten kijken, een administratiekantoor of
accountant. Uiteindelijk moet dit alles minimaal uitmonden in fiscale
jaarstukken (balans en winst- en verliesrekening)behorende tot een aangifte
inkomsten- en of vennootschapsbelasting en natuurlijk moeten deze aangiften
zelf nog worden opgesteld en ingediend. De bedrijfsadministratie is dus een
proces van factuur tot belastingaangifte en omvat daarom méér dan boekhouding
alleen. En een (startende) ondernemer zal dus aan dit complete proces aandacht
moeten besteden. Om zijn kosten goed te begroten, moet hij de kosten van het
gehele proces proberen te bepalen en niet alleen de kosten van een
boekhoudpakket.
Te beoordelen aspecten bij de keuze van een boekhoudpakket.
Er zijn vele vormen van boekhouden. De eenvoudigste vorm
is het zélf in vullen van een zelf bij te houden Excel spreadsheet Verder zijn
er veel boekhoudpakketten die op uw eigen computer worden gevoerd. Deze
pakketten moeten worden onderhouden door middel van periodieke updates en
tevens dient zelf voor de beveiliging te worden gezorgd (periodieke back-ups
noodzakelijk) Tenslotte zijn er de online pakketten, waarbij de updates tot het
verleden behoren, omdat de updates door de leverancier worden verricht, zodat u
altijd gebruik maakt van de laatste versie. Bij de betere online pakketten is
de beveiliging ook goed geregeld, zodat u daar ook geen omkijken naar hebt.
De kosten van het pakket zijn uiteraard een belangrijk
gegeven voor een juiste keuze. U dient echter ook de interactie met de prijs
van het opvolgende deel van het proces mee te laten wegen. Probeer dus ook te
bepalen wat er gebeurt met de kosten van het administratie- of
accountantskantoor voor het verwerken van de balans en de fiscale aangiften bij
keuze van boekhoudpakket A of pakket B. Oók is van belang de wijze van
verwerking van uw boekhouding. Besteedt u alles uit aan het administratie- of
accountantskantoor of doet u de administratie geheel in eigen beheer. In het
eerste geval zullen de controle- en fiscale aangiftekosten lager kunnen zijn,
omdat de boekingen feitelijk al zijn gecontroleerd door het kantoor tijdens de
boeking. Op ons kantoor komt het regelmatig voor dat een offerte voor een
ondernemer die de administratie geheel uitbesteedt op een lager bedrag uit komt
dan de offerte voor de ondernemer die zelf gaat zitten inboeken. De oorzaak is
simpel: de controle-uren zijn duurder dan de administratie-uren.
Samenvatting
Het is
verstandig bij de keuze van boekhoudpakket uit te gaan van de totaalkosten van
uw administratieproces van factuur tot belastingaangifte. Verder maakt het te
kiezen boekhoudpakket deel uit van het administratieproces, zodat het zaak is
bij de keuze van het pakket ook rekening te houden met de organisatie van de
werkzaamheden vóór boeking en met de (externe)werkzaamheden na de boekingen,
zoals de kosten van accountant en/of administratiekantoor. Bij goed
aansluitende output van de boekhouding zullen kosten bespaard kunnen worden.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten